O aplicativo de ordem de serviço pode revolucionar o atendimento técnico da sua empresa, trazendo agilidade, eficiência e satisfação para seus clientes.
Com a facilidade de registro e acompanhamento das ordens de serviço em tempo real, sua equipe técnica terá acesso imediato a todas as informações necessárias, como detalhes do cliente, histórico de serviços e materiais utilizados. Confira o artigo completo com a gente e descubra como melhorar os processos da sua empresa!
O que é uma ordem de serviço
Uma ordem de serviço é um documento utilizado para formalizar e registrar informações sobre um serviço a ser realizado. Ela descreve os detalhes do serviço, os materiais necessários, as atividades a serem executadas, prazos, responsáveis e outras informações relevantes.
A ordem de serviço é importante porque estabelece um padrão de trabalho, auxilia na organização e controle das tarefas, garante a clareza das expectativas entre a empresa e o cliente, e serve como um registro oficial do serviço realizado.
Existem diferentes tipos de ordem de serviço, cada tipo possui características específicas, mas todos compartilham a finalidade de fornecer um registro claro e completo das atividades realizadas.
As empresas que podem se beneficiar da utilização de uma ordem de serviço incluem:
Empresas de assistência técnica: empresas que prestam serviços de reparo, manutenção e assistência técnica podem utilizar a seu favor o aplicativo de ordem de serviço para registrar as demandas dos clientes e acompanhar o processo de atendimento.
Empresas de instalação e montagem: empresas que realizam serviços de instalação de equipamentos, montagem de móveis, estruturas e outros elementos podem utilizar ordens de serviço para organizar as atividades, controlar o estoque de materiais e garantir um registro detalhado dos serviços prestados.
Empresas de serviços externos: negócios que oferecem serviços externos, como equipes de manutenção predial, serviços de limpeza, jardinagem, reparos em geral, entre outros, também podem se beneficiar do aplicativo de ordem de serviço para planejar as atividades, alocar recursos e monitorar o andamento dos serviços.
Empresas industriais: é comum no segmento industrial se utilizar ordens de serviços tanto para registros internos, da manutenção do seu parque industrial, quanto para atendimento ao cliente, seja na instalação ou montagem de seus equipamentos ou na assistência técnica aos clientes.
No geral, qualquer negócio que necessite registrar, acompanhar e controlar atividades e serviços prestados pode utilizar esse documento como uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de suas operações.
Descrição dos principais elementos de uma ordem de serviço
Uma ordem de serviço é um documento importante para o registro e o acompanhamento das atividades e serviços prestados por uma empresa. Os principais elementos presentes incluem:
Dados do cliente: inclui informações como nome, endereço, telefone e e-mail do cliente para facilitar o contato e a identificação.
Descrição do serviço: detalha o tipo de serviço solicitado ou a demanda apresentada pelo cliente, descrevendo de forma clara e concisa o que precisa ser realizado.
Data e horário: registra a data e o horário em que a ordem de serviço foi criada, bem como a data e o horário agendados para a execução do serviço.
Descrição dos materiais e peças necessárias: lista os materiais, peças ou equipamentos necessários para a realização do serviço, auxiliando na organização e no controle de estoque.
Instruções e observações: inclui instruções específicas, observações ou requisitos especiais para a execução do serviço.
Tempo estimado: estima o tempo necessário para a conclusão do serviço, auxiliando no planejamento dos recursos.
Assinatura do cliente: solicita a assinatura do cliente como forma de confirmação e aceitação dos termos e condições do serviço a ser realizado.
Registro de atividades e despesas: permite o registro das atividades realizadas durante a execução do serviço, bem como eventuais despesas relacionadas, como custos de deslocamento ou materiais adicionais.
Esses são os principais elementos presentes em uma ordem de serviço. A utilização de um aplicativo de ordem de serviço para gerenciar essas informações facilita o controle, a organização e o acompanhamento eficiente de todas as ordens de serviço da empresa.
Desafios do atendimento técnico tradicional
O atendimento técnico tradicional enfrenta uma série de desafios que podem comprometer a eficiência e a qualidade do serviço prestado. Muitas vezes, as informações sobre a demanda do cliente são imprecisas ou incompletas, o que dificulta a resolução adequada do problema.
Além disso, o tempo perdido na comunicação entre a equipe interna e os técnicos externos é um obstáculo significativo.
Outra limitação é a falta de informações detalhadas sobre os serviços solicitados. Sem um registro completo das demandas, é difícil realizar um diagnóstico preciso e fornecer um atendimento personalizado. Isso pode levar a soluções inadequadas ou parciais.
O registro dos serviços realizados, com documentação do diagnóstico realizado e da solução adotada, tempos e materiais consumidos, também é um fator de dificuldade pela ausência de padrões na documentação feita em papel.
Além disso, a falta de evidências sobre o serviço realizado também é um desafio. A ausência de fotos antes e depois, por exemplo, dificulta a verificação da qualidade do trabalho e a comunicação com o cliente.
Para superar esses desafios, é fundamental adotar soluções tecnológicas, como aplicativos de ordem de serviço, que permitem a captura e o compartilhamento de informações detalhadas para auxiliar no processo da empresa.
Vantagens de um aplicativo de ordem de serviço
Um aplicativo de ordem de serviço oferece uma série de vantagens significativas para empresas que lidam com atendimento técnico. Ao utilizar um aplicativo dedicado para ordens de serviço, é possível desfrutar de uma plataforma específica para gerenciar todas as solicitações, o que traz uma maior eficiência e organização ao processo.
Os técnicos, em campo, passam a ter uma padronização na alimentação dos dados relevantes para a gestão, além de maior agilidade no registro das informações.
Outra vantagem predominante, é a agilidade na comunicação entre a equipe interna e os técnicos externos. O aplicativo de ordem de serviço permite o envio imediato de informações e instruções importantes, eliminando atrasos e mal-entendidos que podem ocorrer com a comunicação convencional.
Uma das grandes vantagens do aplicativo de ordem de serviço é o seu uso pelos técnicos, que gera uma padronização eficiente na documentação. Com recursos intuitivos e campos pré-definidos, o aplicativo permite que os técnicos coletem dados relevantes para a gestão de forma consistente e estruturada. Além disso, a plataforma oferece agilidade no registro de campo, permitindo que os técnicos registrem informações importantes de maneira rápida e precisa, otimizando o tempo e aumentando a produtividade das equipes. Com essa ferramenta, as empresas podem contar com uma documentação padronizada, dados confiáveis para análise e tomada de decisões assertivas, além de uma maior agilidade na execução dos serviços.
Além disso, melhora significativamente a organização das solicitações e o acompanhamento dos serviços. Por fim, a facilidade no compartilhamento de informações relevantes para os técnicos, permitindo o envio de tutoriais, fotos e outros recursos úteis.
Funcionalidades de um aplicativo de ordem de serviço
Um aplicativo eficiente para ordens de serviço deve possuir uma variedade de funcionalidades para otimizar o processo de atendimento técnico. Aqui estão as principais:
Funcionamento online e offline: Garante que o aplicativo possa ser utilizado mesmo em áreas com conexão limitada à internet.
Coleta de mídias digitais: Permite que os técnicos capturem fotos, vídeos, áudios e assinaturas diretamente no aplicativo, facilitando a documentação do serviço.
Captura de geolocalização: Registra a localização dos técnicos e dos locais de atendimento, auxiliando na roteirização e no acompanhamento em tempo real.
Integração com apps de mapeamento: Integra-se com aplicativos de mapeamento e localização, como o Google Maps e Waze, para otimizar o deslocamento dos técnicos.
Elaboração de checklists: Permite a criação de listas de verificação personalizadas para garantir que todos os procedimentos sejam seguidos adequadamente.
Check-in e check-out dos atendimentos: Registra o início e o término dos atendimentos, fornecendo uma visão clara do tempo gasto em cada serviço.
Cerca eletrônica: Evita qualquer fraude em registros, garantindo que os técnicos só registrem dados sobre o serviço quando realmente estiverem no local de atendimento.
Registro de despesas: Permite o registro de despesas relacionadas ao serviço, como deslocamento, alimentação, hospedagem e materiais adquiridos.
Registro de jornada do técnico: Registra as horas trabalhadas pelo técnico, incluindo horas extras e deslocamento.
Registro de serviços: Permite o registro detalhado dos serviços realizados, facilitando a documentação e o histórico.
Registro de peças, materiais e equipamentos utilizados: Registra os itens utilizados durante o atendimento, auxiliando no controle de estoque e no faturamento, quando necessário.
Controle de estoque: Permite o controle dos itens em posse dos técnicos, evitando a falta de materiais durante os atendimentos.
Cálculo de horas e custo: Realiza o cálculo automático das horas trabalhadas e do custo direto dos serviços prestados.
Área de conhecimento: Disponibiliza uma área com informações técnicas, manuais e orientações para auxiliar os técnicos durante os atendimentos.
Aviso ao cliente de deslocamento: Envio de notificações ao cliente informando sobre o deslocamento do técnico para o atendimento, inclusive com previsão de chegada.
Avaliação de atendimento: Permite que o cliente avalie a qualidade do serviço prestado, fornecendo feedback valioso para a empresa após a finalização do atendimento.
Um aplicativo de ordem de serviço eficiente com essas funcionalidades proporciona uma gestão mais profissional, resultando em bons frutos a curto prazo.
Exemplos de casos de sucesso
Uma empresa que adotou o uso do aplicativo de ordem de serviço e teve resultados surpreendentes foi a Boxtop. Preocupada em gerar cada vez mais valor aos produtos e serviços que entrega aos seus clientes, decidiu que era hora de inovar.
Os principais impactos do uso dessa tecnologia foram:
Redução de tempo de atendimento;
Otimização nos processos, reduzindo tempo de operação;
Aumento da satisfação do cliente;
Melhor controle de tarefas;
Aumento no faturamento;
Menos tempo com atividades burocráticas.
Temos um artigo que apresenta todos os detalhes sobre a experiência positiva da Boxtop Elevadores com o uso do aplicativo de ordem de serviço, acompanhe aqui!
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, exploramos as vantagens de utilizar um aplicativo de ordem de serviço para otimizar o atendimento técnico. Fica evidente que essa ferramenta traz agilidade na comunicação, melhoria na organização das solicitações e acesso fácil a informações relevantes.
Portanto, considere a implementação de um aplicativo de ordem de serviço como uma estratégia inteligente para impulsionar a qualidade e o desempenho da sua equipe de atendimento técnico.
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